En ESEDA sabemos que las entidades deportivas tienen una misión muy importante, promoviendo el deporte y creando un impacto positivo en sus comunidades. Sin embargo, la gestión contable y fiscal puede ser un área compleja y muchas veces desafiante para estas organizaciones. A continuación, compartimos algunos consejos clave para que tu entidad deportiva se mantenga en regla y optimice sus recursos.
El primer paso hacia una buena gestión es llevar una contabilidad ordenada y transparente. En una entidad deportiva, los ingresos suelen provenir de múltiples fuentes: cuotas de socios, inscripciones, subvenciones y patrocinios, entre otros. Es esencial que todas estas entradas de dinero estén bien clasificadas y registradas. Esto facilita el control financiero y permite saber en todo momento cómo se están utilizando los recursos. Un consejo práctico es utilizar un software de contabilidad adaptado a las necesidades de la organización, o en su defecto, una hoja de cálculo que permita registrar cada movimiento de forma sencilla y accesible.
Hablando de ingresos, una buena gestión de las cuotas de socios y otras actividades deportivas es esencial. Muchos clubes pueden beneficiarse de la exención de IVA en las actividades dirigidas a los socios, siempre que estas cumplan con ciertos requisitos. No obstante, si la entidad ofrece actividades abiertas al público o recibe ingresos de fuentes comerciales, como publicidad y patrocinios, estos pueden estar sujetos a IVA. Es importante conocer bien las condiciones de exención para evitar pagos innecesarios y así maximizar los recursos de la organización.
En cuanto a las obligaciones fiscales, todas las entidades deportivas deben estar registradas en Hacienda y cumplir con los impuestos que les correspondan. Aunque el objetivo de la mayoría de estas organizaciones no es el lucro, es probable que algunas actividades puedan estar sujetas al Impuesto de Sociedades. La presentación de declaraciones periódicas es fundamental para mantener la entidad en regla y evitar sanciones. Además, si la entidad tiene relaciones comerciales con terceros que superan los 3.005,06 euros anuales, deberá presentar el Modelo 347, una declaración anual de operaciones con terceros que es obligatoria para la mayoría de las entidades.
Por otro lado, las subvenciones y patrocinios suelen ser una fuente de ingresos vital para muchas entidades deportivas. Sin embargo, es fundamental llevar un registro específico de cómo se están utilizando estos fondos. Cada subvención puede venir con requisitos sobre su uso y condiciones de justificación, por lo que llevar una contabilidad detallada de cada gasto realizado es clave para cumplir con las obligaciones del convenio. De esta forma, la entidad no solo evitará problemas en futuras auditorías, sino que también podrá demostrar que los recursos han sido bien gestionados y destinados al fin para el cual fueron otorgados.
Si tu entidad emplea personal, ya sea entrenadores, administrativos o personal de apoyo, es necesario cumplir con todas las obligaciones laborales y de Seguridad Social. Además, muchos clubes deportivos cuentan con la colaboración de voluntarios, y en estos casos, es esencial tener claro que estos no deben recibir una remuneración (más allá del reembolso de gastos) ni estar sujetos a una relación laboral formal. Asegurarse de que los contratos y acuerdos están correctamente redactados no solo protege a la entidad, sino que también garantiza un trato justo y adecuado para todos los colaboradores.
Finalmente, es fundamental que la entidad deportiva implemente mecanismos de control interno y transparencia. Revisar regularmente las cuentas, realizar presupuestos anuales y compararlos con los resultados reales permite mantener una visión clara de la salud financiera de la organización. En aquellos casos en que la entidad maneje un volumen significativo de ingresos o reciba subvenciones importantes, contar con una auditoría externa puede ser una herramienta muy útil para asegurar el cumplimiento normativo y la transparencia, y reforzar así la confianza de socios, patrocinadores y demás partes interesadas.
En conclusión, una buena gestión contable y fiscal no solo ayuda a cumplir con las obligaciones legales, sino que también fortalece la sostenibilidad y la credibilidad de la entidad deportiva. Desde ESEDA, recomendamos a las entidades deportivas que inviertan tiempo en organizar sus cuentas y entender sus obligaciones fiscales para que puedan centrarse en lo más importante: hacer crecer el deporte y apoyar a sus comunidades.
